[01]Inventario de una bodega
Primero, para qué sirve el inventario de una bodega
En Venezuela la bodega es la tienda del barrio: un abasto o un minimarket con víveres, charcutería, bebidas, limpieza y chucherías. Llevar su inventario no es tener una lista bonita. Es poder responder tres preguntas cada semana: qué tienes, qué tienes que pedir y qué se perdió.
Sin eso, el dueño se entera de que algo se acabó cuando un cliente lo pide, pide de memoria y nunca sabe si la plata que falta se fue en un precio mal puesto, en mercancía vencida o en mercancía que salió sin pagar. El método de abajo sirve con cuaderno, con Excel o con un sistema. Lo que cambia es cuánto trabajo haces a mano.
[02]Inventario de una bodega
El conteo inicial: la foto de dónde arrancas
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Agrupa los productos en categorías
Víveres, charcutería, lácteos, bebidas, limpieza, cuidado personal, chucherías, panadería, frutas y verduras. Diez o menos. Te dejan contar un pasillo a la vez y ver después qué grupo te deja plata.
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Escoge un momento tranquilo y cuenta anaquel por anaquel
Antes de abrir o después de cerrar, sin vender. Ayudan dos personas: una cuenta y la otra anota. Cuenta también el depósito, y lo que se vende por peso (queso, jamón, verduras) en la balanza, en kilos.
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Anota una línea por producto
Nombre con su presentación («Harina de maíz 1 kg», no «harina»), categoría, unidad, cantidad, costo y precio. Si dos tamaños se venden a precios distintos, son dos productos.
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Escribe el costo en dólares
Usa lo que te cuesta volver a comprarlo hoy, no lo que pagaste hace meses. Si tu proveedor te cobra en bolívares, divide entre la tasa del día en que pagaste. Ese es el costo del que sale el precio (mira cómo poner precios en dólares y cobrar en bolívares).
[03]Inventario de una bodega
Si lo llevas en Excel, estas son las columnas
Una hoja sencilla cumple si la mantienes al día. Una fila por producto, con estas columnas:
| Columna | Qué va | Ejemplo |
|---|---|---|
| Producto | Nombre con presentación | Arroz 1 kg |
| Categoría | Su grupo | Víveres |
| Unidad | unid, kg o litro | unid |
| Costo $ | Lo que cuesta reponerlo | 1,10 |
| Precio $ | A cuánto lo vendes | 1,45 |
| Margen | =(Precio-Costo)/Precio | 24 % |
| Existencia | Lo que tienes ahora | 18 |
| Mínimo | Cuándo pedir más | 10 |
| Proveedor | Quién te lo vende | Distribuidora Los Andes |
Agrega una columna con =SI(Existencia<=Mínimo;"Pedir";"") y fíltrala antes de llamar a tus proveedores.
El mínimo es lo que vendes entre un pedido y el siguiente, más un colchón. Si vendes 2 kilos de arroz al día y el proveedor pasa cada 5 días, el mínimo ronda 10, más 3 o 4 por si acaso. Revísalo cada mes: lo que se vende más necesita un mínimo más alto.
[04]Inventario de una bodega
Mantenerlo vivo: compras, ventas y conteos semanales
El conteo inicial se desactualiza el mismo día. Para que siga siendo cierto tienen que pasar tres cosas:
- Cada compra suma. Cuando llega el pedido, revísalo contra la factura del proveedor y súmale cada producto a su existencia, con el costo nuevo si cambió.
- Cada venta resta. Aquí es donde fallan el cuaderno y el Excel: nadie anota cada venta en una tarde llena. El truco de siempre es contar de nuevo y suponer que la diferencia se vendió, y así se mezclan las ventas con las pérdidas.
- Un conteo corto cada semana. No cuentes toda la tienda cada semana: cuenta una o dos categorías por turno, y todas las semanas los productos que más valen o que más fácil se pierden (cigarros, licores, queso, jamón, café). Compara lo que contaste con lo que dice la hoja.
[05]Inventario de una bodega
La merma: ponle nombre a cada pérdida
La merma es todo lo que salió del anaquel sin venderse. En una bodega viene de cinco lados, y cada uno se arregla distinto:
| Tipo | Ejemplo | Qué ayuda |
|---|---|---|
| Merma | Queso que se seca, pan que se pone duro, peso que se pierde al rebanar | Comprar más cerca de lo que vendes; volver a pesar |
| Vencido | Yogur, charcutería o medicinas pasadas de fecha | Lo primero que entra, primero que sale: lo más viejo adelante |
| Daño | Una botella rota, un saco de azúcar abierto | Lo pesado abajo; revisar el pedido al recibirlo |
| Robo | Del anaquel o de la caja | Conteo semanal de lo delicado; una persona por caja |
| Uso interno | Lo que se llevan la familia o el personal | Anotarlo, siempre |
Valora cada pérdida a su costo y súmalas cada mes. Sale directo de tu ganancia: $40 de queso que se secó son $40 menos que ganaste, aunque las ventas se vieran bien. Si la merma de una categoría no para de crecer, ahí es donde hay que mirar.
[06]Inventario de una bodega
Cómo lo hace Arodeni Panel
Arodeni Panel es nuestro sistema POS e inventario para negocios en Venezuela. Sigue el mismo método, pero cada venta resta sola y cada conteo se compara por ti.
- Carga tus productos desde Excel o CSV con las columnas de arriba (nombre, categoría, código de barras, unidad, precio en $ o Bs, costo, existencia, mínimo), o márcalos en una lista de unos 120 productos que suele vender una bodega y escribe el precio de cada uno.
- Escanea los códigos con la cámara del teléfono o con un lector, e imprime etiquetas de precio con código de barras.
- Cada venta descuenta sus productos del inventario, por unidad o por peso. Cuando algo llega a su mínimo, sale como bajo.
- Reponer (Básico): lo que se está acabando sale agrupado por el último proveedor que te lo vendió, con cuánto pedir, y el pedido sale por WhatsApp. Cuando llega, entra al inventario con su costo.
- Tomas de inventario: cuenta toda la tienda, una categoría o una lista sugerida (lo que está en negativo, lo que nunca se ha contado y lo de más valor), a ciegas si quieres, desde varios teléfonos a la vez que suman a la misma toma. Las diferencias grandes se piden recontar antes de aprobar.
- Cada ajuste lleva su motivo (merma, vencido, daño, robo, uso interno), y los reportes muestran lo perdido al costo y lo restan de la ganancia real.
Productos, inventario, tomas e importar desde Excel vienen en el plan Gratis, para una persona, y no se vence. Reponer por proveedor, más personas contando a la vez y el reporte de mermas vienen con Básico. Mira los planes o cómo funciona para bodegas y abastos.